Закупка инструмента юрлицом: договор, счёт, НДС и ЭДО без бумажной волокиты

Вопросы «какие документы даёте?», «работаете с НДС?», «как быстро отгружаете?» — стандартная часть любой сделки, но в переписке они всплывают по три раза на дню. Собрали короткий регламент: что нужно от покупателя, что даём мы и как выглядит сделка от заявки до закрытых документов.

Что нужно для покупки

Компания работает только с юрлицами и ИП по безналичному расчёту. Розницу и физлиц не обслуживаем — это не снобизм, а учётная политика: отгрузки идут с НДС и полным пакетом закрывающих документов.

Минимум для старта:

1. Реквизиты — ИНН, КПП (для юрлиц), наименование, адрес, банковские реквизиты. Присылайте картой реквизитов из 1С или просто ИНН — остальное подтянем и пришлём на подтверждение.
2. Спецификация — список позиций с количеством. Артикулы, ГОСТ, обозначения — в любом виде: строкой в письме, скрином, Excel, заявкой на сайте со вставкой списка или файлом в форме. Не найденное в каталоге подберём и посчитаем отдельно.
3. Контакт снабженца — телефон и почта для счёта и согласований.

Как проходит сделка

1. Заявка → КП. По списку позиций собираем коммерческое предложение: цены, наличие, сроки по подзаказным позициям. В рабочее время КП готовим за 30 минут, при большой спецификации — в течение дня.
2. Договор. Работаем по договору поставки: разовому или рамочному (для постоянных закупок — один раз подписали, дальше живёте по заявкам-спецификациям). Образец пришлём вместе с КП — юристу заказчика будет что смотреть до счёта.
3. Счёт и оплата. Счёт с НДС, оплата безналом с расчётного счёта. Компания на ОСНО: все цены в КП и счетах — с НДС 20%, выделенным отдельной строкой.
4. Отгрузка — 24 часа после поступления оплаты: самовывоз со склада в СПб (Литовская, 10) или отправка транспортной компанией по РФ. Отгрузочные реквизиты (УПД) выходят вместе с товаром.

Документы, которые получите

• Договор поставки + спецификация;
• Счёт на оплату с выделенным НДС;
• УПД (или ТН + счёт-фактура — по требованию вашей бухгалтерии);
• Сертификаты соответствия на инструмент, где они предусмотрены, — по запросу в любой момент;
• Гарантийные обязательства: заводской гарантийный срок на инструмент, по спорным случаям — рекламация с разбором.

ЭДО

Обменяемся документами через ЭДО (оператор СБИС) — это быстрее почты и без дублирования бумаг. Если ваша система подключена к СБИС, Диадок, Такском или Контур — настроим роуминг, обычно в один день. Если ЭДО пока нет — традиционная почта и сканы, без проблем.

Три частых вопроса

«Можно без НДС?» — Нет: компания на ОСНО, весь учёт идёт с НДС. Зато вы принимаете его к вычету.

«Отгрузите в день оплаты?» — Да, при зачислении средств до обеда и наличии позиций на складе; подзаказные — по сроку из КП. Условия доставки и оплаты — отдельной страницей.

«Минимальный заказ?» — от 3 000 ₽. Исключение — заявка с КП по спецификации: там считаем любой разумный объём.

«Работаете по 44-ФЗ/223-ФЗ?» — по запросу: готовим комплект документов для закупки, точную механику под ваш регламент подскажет менеджер.

Реквизиты и первые шаги

Полный набор реквизитов для договора — на странице реквизитов. Быстрый старт — заявка на КП со списком позиций или звонок: посчитаем, покажем наличие, закроем сделку за один цикл переписки.